چطور با استفاده از ماتریس DRIP زمان و منابع مرکز درمانی خود را بهینه‌سازی کنیم؟

عصر ایران / مدرسه کار و کسب ؛ دکتر سروش صفدریان* - در دنیای رقابتی امروز، مدیران مراکز درمانی و سلامتی به دنبال روش‌هایی هستند تا همزمان با بهبود کیفیت خدمات، زمان و منابع خود را بهینه‌سازی کنند. یکی از ابزارهای کارآمد برای دستیابی به این هدف، ماتریس DRIP است که به شما کمک می‌کند تا استراتژی‌های مؤثری برای مدیریت زمان و منابع در مرکز خود ایجاد کنید. در این مقاله، به بررسی دقیق ماتریس DRIP و کاربرد آن در مدیریت مراکز درمانی خواهیم پرداخت.

من باور دارم که هر کار در دو محور قرار دارد: یکی پول و دیگری انرژی.

پایین‌ترین کارها چیزهایی هستند که شما را روشن می‌کنند و به شما انرژی می‌دهند. احتمالاً کارهایی وجود دارد که شما هر روز انجام می‌دهید و واقعاً ممکن است آن‌ها را به رایگان انجام دهید. این نوع کارها را من انرژی سبز می‌نامم.

اما در همان زمان، احتمالاً کارهایی وجود دارد که شما روی آن‌ها کار می‌کنید که انرژی شما را می‌کشد و فقط حس می‌کنید که یک کار مزاحم است و آن‌ها انرژی قرمز هستند.

 در طرف دیگر، کارهایی هستند که پول می‌سازند. کارهای ۱ میلیون تومانی در کسب‌وکار شما هستند که باید انجام شوند، اما هیچ پولی به شما نمی‌دهند. در مقابل، انجام کاری که باعث می‌شود شما ۱۰ میلیون تومان در ساعت به دست آورید، این‌طور است که ثروتمند می‌شوید.

بنابراین من آن را به چهار بخش تقسیم کرده‌ام و این ماتریس DRIP است.

بخش 1: ماتریس DRIP چیست؟

تعریف DRIP

DRIP مخفف چهار اصل کلیدی است که به شما در مدیریت زمان و منابع کمک می‌کند

DELEGATION

REPLACEMENT

INVESTMENT

PRODUCTION

این چهار مرحله به شما کمک می‌کنند تا فرایندهای مرکز خود را به گونه‌ای بهینه‌سازی کنید که نه تنها کارایی را افزایش دهد، بلکه به شما امکان دهد وقت بیشتری برای فعالیت‌های استراتژیک‌تر داشته باشید.

چرا DRIP برای مراکز درمانی اهمیت دارد؟

مراکز درمانی و سلامتی معمولاً با چالش‌های متعددی روبه‌رو هستند: از حجم بالای مراجعه‌کنندگان گرفته تا فرآیندهای پیچیده اداری. ماتریس DRIP به شما کمک می‌کند تا این چالش‌ها را به فرصتی برای رشد و بهبود تبدیل کنید.

بخش 2: نحوه استفاده از DRIP در مدیریت مراکز درمانی

Delegate– واگذاری

تعریف: این بخش به فعالیت‌هایی اشاره دارد که می‌توانید آنها را به دیگران واگذار کنید تا زمان بیشتری برای کارهای ارزشمندتر داشته باشید.

چرا واگذاری مهم است؟ بسیاری از افراد وقت خود را صرف کارهایی می‌کنند که برایشان مهم نیست یا مهارت ویژه‌ای برای انجام آنها ندارند. واگذاری این وظایف به دیگران می‌تواند به بهبود بهره‌وری و کاهش استرس کمک کند.

چطور این کار را انجام دهیم؟ ابتدا باید شناسایی کنید که چه کارهایی را می‌توانید به دیگران واگذار کنید. این می‌تواند شامل کارهای روزمره، مسائل اداری، یا فعالیت‌هایی باشد که به مهارت خاصی نیاز ندارند.

اولین قدم در ماتریس DRIP واگذاری است. در بسیاری از مراکز درمانی، مدیران وقت زیادی را صرف امور اجرایی و عملیاتی می‌کنند که می‌تواند به راحتی واگذار شود.

شما باید زمان خود را بررسی کنید و از خود بپرسید که چه کارهایی را الان انجام می‌دهید که واقعاً نباید دیگر انجام دهید.

چطور واگذاری انجام دهیم؟

• تفویض وظایف اداری به کارکنان مناسب: مثلاً می‌توانید مسئولیت‌هایی مانند پاسخ‌دهی به تماس‌های تلفنی یا مدیریت رزرو وقت را به منشی‌ها یا تیم‌های پشتیبانی واگذار کنید.
• واگذاری خدمات غیرضروری: از طریق استخدام یا برون‌سپاری خدماتی که مستقیماً بر کیفیت درمان مراجعین تأثیر نمی‌گذارند، می‌توانید وقت خود را آزاد کنید.
• توسعه تیم‌های پشتیبانی قدرتمند: ایجاد تیم‌های متخصص برای امور مختلف باعث می‌شود که شما بتوانید تمرکز بیشتری بر مسائل استراتژیک و کلیدی داشته باشید.

Replacement  - جایگزینی

مرحله دوم جایگزینی است. این بخش از ماتریس به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌ها و فرآیندهای غیرضروری را شناسایی کرده و از آن‌ها رهایی یابید. وقتی یک شرکت را شروع می‌کنید و آن را می‌سازید، می‌خواهید زمان خود را با افراد دیگری که این بخش‌ها را در کسب‌وکار مدیریت می‌کنند، جایگزین کنید. جایگزینی واقعاً به این معناست که بگویید با گذشت زمان، به عنوان کسب‌وکار شما رشد می‌کند، باید برخی از انواع کارها را انجام ندهید. زمانی که آن زمان را پس گرفتید،

چطور جایگزین کنیم؟

• شناسایی فرآیندهای که باید اصلاح شوند: بررسی کنید که کدام فعالیت‌ها در مرکز درمانی شما به طور غیرضروری تکرار می‌شوند و می‌توانند اصلاح و یا جایگزین شوند.
• ساده‌سازی فرآیندهای مدیریت مراجعین: استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت مشتریان (CRM) می‌تواند بسیاری از کارهای دستی مانند ثبت‌نام مراجعین یا پیگیری‌های درمانی را با فرایندهای ساده تر جایگزین کنید.
• مراجعه‌کنندگان را از کارهای غیرضروری رها کنید: از طریق بهینه‌سازی فرآیندهای پذیرش و مشاوره، مراجعین را از انجام کارهای پیچیده و زمان‌بر بی‌نیاز کنید.

Investmen – سرمایه گذاری

سرمایه‌گذاری مربوط به این است که چگونه زمان خود را با کارهایی پر کنید که شما را رشد میدهد و بیشتر پول می‌آورند چون اگر این کار را انجام دهید، این‌طور است که یک کسب‌وکار می‌سازید که از آن متنفر نمی‌شوید. بهبود فرآیندهای موجود می‌تواند به شما کمک کند تا کیفیت خدمات را افزایش داده و زمان کمتری را صرف رسیدگی به مشکلات کنید.

چطور سرمایه گذاری کنیم؟

• استفاده از فناوری برای بهبود خدمات: سیستم‌های خودکار برای رزرو وقت، ارسال یادآوری‌ها و پیگیری درمان مراجعین می‌تواند باعث تسهیل فرآیندها و افزایش دقت شود.
• آموزش مستمر کارکنان: با بهبود مهارت‌های تیم خود در زمینه‌های مختلف درمانی و خدماتی، می‌توانید خدمات بهتری به مراجعین ارائه دهید.
• بهبود تجربه مراجعین: با استفاده از بازخوردهای مراجعین و تحلیل داده‌ها، می‌توانید فرآیندهای خدماتی را بهبود داده و تجربه مراجعین را ارتقا دهید.

Production - تولید

آخرین مرحله در ماتریس DRIP، تولید است. بالاترین سطح تولید است. این کارهایی است که شما دوست دارید انجام دهید، کارهایی که می‌خواهید انجام دهید، کارهایی که اگر بتوانید تمام عمر خود را انجام دهید، هیچ لحظه‌ای نباید از آن بازنشسته شوید. من این را ساختن یک امپراتوری می‌نامم.

دیدن یک امپراتوری یعنی یک زندگی از خلق نامحدود، که هیچ‌وقت نیازی به بازنشستگی نخواهید داشت. اگر تمام وقت خود را در بالاترین گوشه سمت راست این چهارچوب بگذرانید، غیرممکن است که به جایی برسید که احساس غرق‌شدگی کنید، جایی که تقویم شما از بین می‌رود و در زندگی‌تان آشفتگی وجود دارد. در این مرحله، هدف شما این است که تمامی فعالیت‌ها و خدمات را به فرآیندهای استاندارد و سیستماتیک تبدیل کنید.

چطور فرآیندها را استاندارد کنیم؟

• ایجاد استانداردهای خدماتی: از طریق تدوین دستورالعمل‌های خدماتی مشخص و پیروی از آن‌ها، می‌توانید کیفیت خدمات را در مرکز درمانی خود یکسان کنید.
• استانداردسازی پروسه‌های اداری: از طریق خودکارسازی فرآیندهایی مانند پذیرش مراجعین، ثبت اطلاعات پزشکی و صدور فاکتورها، می‌توانید زمان صرف شده برای کارهای اداری را کاهش دهید.
• اندازه‌گیری و تجزیه‌و‌تحلیل عملکرد: برای بهینه‌سازی فرآیندها، باید معیارهای عملکرد را تعریف کرده و به طور منظم آن‌ها را اندازه‌گیری و تحلیل کنید.

بخش 3: نتایج و مزایای استفاده از ماتریس DRIP در مراکز درمانی

بهبود کارایی و کاهش زمان هدر رفته

استفاده از ماتریس DRIP باعث می‌شود که زمان شما به‌طور مؤثرتر مدیریت شود. واگذاری وظایف و حذف کارهای غیرضروری به شما این امکان را می‌دهد که بر روی جنبه‌های کلیدی مرکز خود تمرکز کنید.

افزایش کیفیت خدمات درمانی

با بهبود فرآیندها و استانداردسازی آن‌ها، می‌توانید کیفیت خدمات درمانی خود را افزایش دهید. این امر باعث می‌شود مراجعین احساس رضایت بیشتری داشته باشند و احتمال بازگشت آن‌ها افزایش یابد.

کاهش هزینه‌ها

با حذف کارهای غیرضروری و بهبود بهره‌وری، می‌توانید هزینه‌ها را کاهش داده و منابع مالی خود را برای سرمایه‌گذاری در بخش‌های استراتژیک‌تر مرکز صرف کنید.

ماتریس DRIP ابزاری قدرتمند برای مدیران و مالکان مراکز درمانی است که به دنبال بهینه‌سازی زمان، منابع و کیفیت خدمات هستند. با پیاده‌سازی اصول DRIP، شما قادر خواهید بود تا بهبود‌های چشمگیری در فرآیندهای خود ایجاد کنید و در نتیجه تجربه بهتری برای مراجعین خود فراهم آورید.

______________________________

* دکتر سروش صفدریان
نویسنده و مدرس مدرسه کار و کسب عصر ایران

📍محقق و مدرس فروش و مذاکره
📍نویسنده چندین عنوان کتاب در حوزه کسب و کار و فروش
📍رتبه اول کنکور دکترای کارآفرینی سال ۱۳۹۳

📍متخصص رشد و توسعه کسب و کارهای درمانی و سلامتی
📍22 سال تجربه آموزش و مشاوره در حوزه فروش و سیستم سازی در مجموعه های صنعتی و خدماتی در ایران از جمله سرای ایرانی، دیجی لند، مزمز، کارخانجات سیمان از جمله اردبیل، زابل، غرب آسیا و برج فناوری دانشگاه صنعتی شریف، مراکز رشد و فناور ایران، دانشگاه زنجان، سازمان فناوری ریاست جمهوری و ...
📍مدرس دوره های MBA و DBA در مدارس کسب و کار ایران از جمله ماهان، تهران، دانشگاه تهران
📍موسس مدرسه کسب و کار راستین

بیشتر بخوانید:

لایوهای آموزشی دکتر سروش صفدریان با موضوعات فروش کسب و کار

چرا مشتری‌محوری کلید موفقیت بلندمدت در کسب و کار است؟

استراتژی‌های رشد و توسعه کسب‌وکارهای درمانی و سلامتی: از جذب مراجعین تا گسترش بازار

تماشاخانه

گمانه‌زنی تازه درباره سرنوشت امام موسی صدر؛ آیا تصویر جسد واقعی است؟ (فیلم)

پلیس زن کش ؛ پرکارترین قاتل سریالی روسیه / پرونده سیاه «میکایل پاپکُو» (فیلم)

فیلم های دیگر