چگونه وظایف خود را واگذار کنید و زمان خود را بازخرید کنید / روش "دوربین" (Camcorder Method) برای مالکان و مدیران مراکز درمانی

عصر ایران / مدرسه کار و کسب ؛ دکتر سروش صفدریان* - مدیران و مالکان مراکز درمانی و سلامتی همیشه با حجم زیادی از مسئولیت‌ها و وظایف مواجه هستند. این موضوع می‌تواند باعث شود تا آن‌ها نتوانند بر روی فعالیت‌های استراتژیک و بهبود خدمات به مراجعین خود تمرکز کنند. در دنیای کسب و کار امروز، کلید موفقیت در مدیریت مؤثر زمان است. اگر شما نیز به عنوان یک مدیر در این حوزه، در تلاش برای کاهش بار کاری خود و افزایش بهره‌وری هستید، این مقاله به شما کمک می‌کند تا بتوانید وظایف روزمره خود را به درستی واگذار کنید و زمان خود را بازخرید کنید.

در این مقاله، ما به بررسی یکی از روش‌های قدرتمند به نام روش "دوربین" (Camcorder Method) میپردازیم که به شما کمک می‌کند تا وظایف را به‌راحتی واگذار کنید و از نیاز به آموزش طولانی‌مدت جلوگیری کنید. با استفاده از ویدئوهای آموزشی می‌توانید وظایف را به‌طور مؤثر به تیم خود منتقل کنید.

چگونه می‌توان از این روش در مدیریت یک مرکز درمانی استفاده کرد؟

برای مثال، می‌توانید روش‌های پذیرش مراجعین، آموزش‌های اولیه برای پرسنل درمانی و نحوه تعامل با مراجعین را در قالب ویدئوهای آموزشی برای تیم خود آماده کنید. این روش، به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را به درستی واگذار کرده و از زمان خود به بهترین شکل استفاده کنید.

چرا باید زمان خود را بازخرید کنید؟

۱. بهبود بهره‌وری و تمرکز بیشتر

زمان یکی از ارزشمندترین منابع است و اگر نتوانید به طور مؤثر آن را مدیریت کنید، می‌تواند به کاهش بهره‌وری و انرژی شما منجر شود. در مراکز درمانی، شما باید توانایی تصمیم‌گیری سریع و مؤثر را داشته باشید. با بازخرید زمان خود، می‌توانید بیشتر بر روی فعالیت‌های استراتژیک و مهم تمرکز کنید.

۲. کاهش استرس و افزایش رضایت مراجعین

با مدیریت صحیح زمان، نه تنها استرس شما کاهش می‌یابد، بلکه می‌توانید به بهبود کیفیت خدمات به مراجعین نیز توجه کنید. زمانی که شما کمتر درگیر وظایف روتین هستید، توانایی بیشتری برای رسیدگی به نیازهای مراجعین خواهید داشت.

۳. گسترش دامنه فعالیت‌های بیزنس

با استفاده از زمان آزاد خود، می‌توانید به برنامه‌ریزی برای توسعه مرکز درمانی خود و گسترش دامنه فعالیت‌های آن بپردازید. این ممکن است شامل ارائه خدمات جدید، بازاریابی مؤثرتر، یا حتی گسترش به بازارهای جدید باشد.

روش شش مرحله‌ای  "دوربین" (Camcorder Method)

یکی از روش‌های مؤثر برای واگذاری وظایف و بازخرید زمان، روش شش مرحله‌ای است که به شما کمک می‌کند هر کاری را که در لیست وظایف خود دارید، به فرد دیگری واگذار کنید و مطمئن شوید که همانطور که می‌خواهید انجام می‌شود. این روش به شما اجازه می‌دهد تا از زمان خود به طور بهینه استفاده کنید و وظایف را به درستی واگذار کنید.

مرحله اول: تهیه پیش‌نویس فرآیندها

در این مرحله، شما باید فرآیندهایی که می‌خواهید واگذار کنید را دقیقاً مشخص کنید. برای مثال، اگر شما می‌خواهید فردی مسئول ارسال پست‌های رسانه‌های اجتماعی شما مانند اینستاگرام شود، باید فرآیند ارسال این پست‌ها را برای او توضیح دهید. این پیش‌نویس باید شامل تمام جزئیات کار باشد و به شخص جدید این امکان را دهد که بدون نیاز به توضیحات اضافی وظیفه خود را انجام دهد.

مرحله دوم: شناسایی معیارهای عملکرد

برای اینکه مطمئن شوید کار به درستی انجام می‌شود، باید معیارهایی را تعیین کنید که بر اساس آن‌ها می‌توانید نتیجه کار را ارزیابی کنید. برای مثال، اگر شما به کسی مسئولیت ارسال پست‌های اینستاگرام خود را واگذار می‌کنید، معیارهای شما می‌تواند شامل مواردی مانند برندینگ، زمان ارسال، نوشتار مناسب و استفاده از طنز و محتوای جذاب باشد.

مرحله سوم: جمع‌آوری نمونه‌های موفق و ناموفق

در این مرحله، شما باید نمونه‌هایی از بهترین کارهایی که تاکنون انجام داده‌اید را جمع‌آوری کنید و همچنین نمونه‌هایی از اشتباهات گذشته را نیز در اختیار شخصی که وظایف را واگذار می‌کنید قرار دهید. این کار به فرد کمک می‌کند تا بهتر متوجه شود که چه چیزی صحیح است و چه چیزی باید اجتناب شود.

مرحله چهارم: ضبط ویدئو از فرآیند و از خودتان در حال انجام کار

برای اینکه شخص بتواند دقیقاً بفهمد چه کارهایی باید انجام دهد، شما باید یک ویدئو از خودتان در حال انجام کار ضبط کنید. این ویدئو می‌تواند شامل توضیحات شما در مورد فرآیند کار، نکات کلیدی و چالش‌های احتمالی باشد. برای این کار می‌توانید از ابزارهایی مانند iPad یا نرم‌افزارهایی مانند Loom و Zoom استفاده کنید تا ویدئو را ضبط کرده و جزئیات را به فرد منتقل کنید.

مرحله پنجم: انتقال وظایف و اطلاعات به فرد جدید

در این مرحله، تمام ویدئوها، نمونه‌ها و چک‌لیست‌ها را به فرد جدید منتقل کنید و از او بخواهید که به طور کامل و دقیق آن‌ها را مشاهده کند. این کار به فرد کمک می‌کند تا فرآیند را بهتر درک کند و از شما خواسته شود تا هر گونه سوالی که در طول فرآیند به وجود می‌آید، مطرح کند.

مرحله ششم: ارزیابی و بازخورد

بعد از اینکه فرد وظایف را انجام داد، باید آن را بر اساس معیارهایی که در مرحله دوم تعیین کرده‌اید ارزیابی کنید. این ارزیابی به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید کار به درستی انجام شده است و همچنین به فرد این امکان را می‌دهد که در صورت لزوم بهبود یابد.

چگونه این فرآیند می‌تواند به بیزنس درمانی شما کمک کند؟

۱. کاهش بار کاری شما

با استفاده از این روش، شما قادر خواهید بود که بسیاری از وظایف خود را به دیگران واگذار کنید و زمان خود را برای تمرکز بر روی فعالیت‌های استراتژیک و مهم‌تری همچون مدیریت کیفیت خدمات به مراجعین و توسعه بیزنس خود اختصاص دهید.

۲. بهبود کیفیت خدمات به مراجعین

وقتی شما قادر به مدیریت زمان خود و انجام کارهای ارزشمندتر هستید، می‌توانید بیشتر به نیازهای مراجعین توجه کنید. این کار باعث بهبود کیفیت خدمات، افزایش رضایت و وفاداری مراجعین خواهد شد.

۳. گسترش بیزنس درمانی

واگذاری وظایف به دیگران و بازخرید زمان به شما این امکان را می‌دهد که به طور مؤثرتر به توسعه مرکز درمانی خود بپردازید. شما می‌توانید به گسترش خدمات، بازاریابی و حتی ارائه خدمات به بازارهای جدید فکر کنید.

در نهایت، فرآیندهای شش مرحله‌ای برای واگذاری وظایف به شما این امکان را می‌دهند که زمان خود را بازخرید کنید و بر روی فعالیت‌های استراتژیک و مؤثرتر تمرکز کنید. این فرآیند نه تنها به کاهش بار کاری شما کمک می‌کند، بلکه به بهبود کیفیت خدمات به مراجعین و گسترش بیزنس درمانی شما نیز منجر خواهد شد.

______________________________

* دکتر سروش صفدریان
نویسنده و مدرس مدرسه کار و کسب عصر ایران

📍محقق و مدرس فروش و مذاکره
📍نویسنده چندین عنوان کتاب در حوزه کسب و کار و فروش
📍رتبه اول کنکور دکترای کارآفرینی سال ۱۳۹۳

📍متخصص رشد و توسعه کسب و کارهای درمانی و سلامتی
📍22 سال تجربه آموزش و مشاوره در حوزه فروش و سیستم سازی در مجموعه های صنعتی و خدماتی در ایران از جمله سرای ایرانی، دیجی لند، مزمز، کارخانجات سیمان از جمله اردبیل، زابل، غرب آسیا و برج فناوری دانشگاه صنعتی شریف، مراکز رشد و فناور ایران، دانشگاه زنجان، سازمان فناوری ریاست جمهوری و ...
📍مدرس دوره های MBA و DBA در مدارس کسب و کار ایران از جمله ماهان، تهران، دانشگاه تهران
📍موسس مدرسه کسب و کار راستین

هشدار/ پوکی استخوان، عارضه مصرف خودسر این دارو

بیشتر بخوانید:

لایوهای آموزشی دکتر سروش صفدریان با موضوعات فروش کسب و کار

استراتژی‌های رشد و توسعه کسب‌وکارهای درمانی و سلامتی: از جذب مراجعین تا گسترش بازار

تماشاخانه

چرا گربه ها منحصر به فرد هستند؟ از سام غرق نشدنی تا احترام مصریان باستان (فیلم)

باستان‌شناسان در جستجوی کاخ‌های گمشده سلجوقیان / احتمال کشف قیصریه در گذر کمرزرین اصفهان / بیش از ۱۰۰ سکه تاریخی کشف شده‌است (فیلم)

فیلم های دیگر