عصر ایران / مدرسه کار و کسب ؛ دکتر علیرضا داداشی* - وجود خبرچینها در محیط کاری معضلی است که به شدت روی فضای سازمانی و ارتباطات و فرهنگ سازمانی تاثیر می گذارد. عدم مقابله با این افراد، جو سازمان را به هم می ریزد و فضای آلوده ای ایجاد می کند که گاه به هیچ روی امکان کار بهره ور و ارزشمند در آن فراهم نیست.
خبرچین های سازمان افرادی هستند که با دلایل خاصی مبادرت به انجام این کار می کنند. ویژگی های خاصی دارند که اگر بخواهیم تعدادی از آنها را برشماریم، می توانیم به این موارد اشاره کنیم:
از بین مواردی بالا، آخرین مورد موضوع اصلی این نوشته است.
می خواهیم ببینیم چگونه ممکن است فضای سازمانی مناسب و مساعد پرورش و تقویت خبرچین ها بشود.
برخی مدیران، به جای ایجاد فضایی شفاف و سالم و باز، به جای در اختیار گرفتن و مدیریت افراد زیرمجموعه خود، به تعدادی از کارکنان خود نقش خبرچین را می سپارند و آنها را به گزارش دادن از رفتارهای دیگر همکاران تشویق میکنند.
این رویکرد در مدیران مذکور میتواند ریشه در فرهنگ خانوادگی داشته باشد، ناشی از تجربههای گذشته یا ترسهای مدیریتی باشد. بعضی ویژگی های چنین مدیری عبارتند از:
مدیری که در جایگاه مدیریت قرار گرفته ولی کاریزما یا ویژگی های شخصیتی یک مدیر استاندارد و بالغ را ندارد، اعتماد به نفس کافی برای پیشبرد سالم و ثمربخش کارها را ندارد ولی برای اینکه بر این ضعف خود غلبه کند و همچنان بتواند مانند یک مدیر بالغ و توانا فخر بفروشد و حفظ ظاهر کند، لازم می بیند که برای اطلاع از آنچه بین کارکنان زیرمجموعه، در محیط تحت مدیریتش رخ می دهد فرد یا افرادی را انتخاب و تشویق کند که به تجسس و کسب خبر از موضوعات و رخدادهای درون سازمانی بپردازند و او را به شکل مستمر از آنچه در فضای بیرون از دفترش رخ می دهد مطلع سازند.
چنین مدیری تصور می کند با این روش بر ضعف اعتماد به نفس خود غلبه کرده است. که البته اشتباه می کند او به شکل مستمر در حال تخریب خود و سازمان متبوع است.
گروهی از مدیران کسب و کار دچار وضعیتی هستند که شاید در ظاهر انکار کنند و به روی خودشان نیاورند ولی در واقع با خودشان به این نتیجه رسیده اند که مستحق تصاحب جایگاهی که در آن گمارده شده اند نیستند.
اینها یک نگرانی بزرگ دارند: مرتباً می ترسند کسی یا کسانی از افراد زیرمجموعه شان در کمین تصرف جایگاه آنها باشند. نگران کارکنانی هستند که مترصد و در انتظار یک اشتباه از سوی آنها هستند تا با حذف آنها جایگاه شان را تصاحب کنند.
برای رفع این نگرانی خود دست به استفاده از افرادی می زنند که با ایفای نقش جاسوس و خبرچین آنها را از کوچکترین و بزرگترین اتفاقات محل کار با خبر کنند، مبادا حرکتی از چشم شان دور بماند و موجب از دست رفتن سمت مدیریتی شان شود.
مدیر ذره بینی معتقد است که روش بهتر و درست تر مدیریت کارکنان این است که از همان ابتدای واگذاری کارها و در تمام مراحل انجام کار بر آنها و شیوه فعالیت شان از نزدیک نظارت کنیم، جزئیات امور را مرتباً یادآوری نماییم و مراقب رعایت آنها باشیم و حتی از کارمند خود بخواهیم که در مقاطع زمانی کوتاه مدت برای ارائه گزارش درصد پیشرفت کارش به ما آماده باشد. طبیعتاً این شیوه عملکرد برای تمام کسب و کارها، تمام کارکنان و برای همه امور سپرده شده به آنها مناسب و ثمربخش نیست.
قبلا در مقاله «مدیر ذره بینی باشیم یا خیر؟» مفصل به این موضوع پرداخته ایم؛ ولی نکته اینجاست که مدیری که بیش از حد لازم به این شیوه مدیریت متوسل می شود، برای غلبه بر احتمال بی خبری از رفتار کارکنان خود تن به استخدام – غیر رسمی- افرادی به عنوان خبرچین می دهد.
در بین کارکنان مجموعه خود افرادی را به کار می گیرد که همه اتفاقات محل کار را در زمان هایی که مناسب تشخیص می دهند به او اطلاع بدهند.
ممکن است مدیری نه به انتخاب و تصمیم خودش، بلکه به سبب اینکه به جای چنین مدیری گماشته شده، میراث دار مجموعه ای شده باشد که خبرچین ها در آن مشغول کار هستند.غلبه بر چنین وضعیتی و برچیدن بساط خبرچین ها مبارزه ای سخت است. در این بخش تصمیم دارم چند راهکار برای موفقیت در این مبارزه پیشنهاد بدهم.
- ایجاد فرهنگ سازمانی شفاف
یکی از بهترین راهها برای جلوگیری از بروز این مشکلات، ایجاد فرهنگ سازمانی مبتنی بر شفافیت است. وقتی که همه افراد در سازمان بدانند که ارتباطات سازمانی باز و شفاف است و هیچکس نیازی به خبرچینی ندارد، فضای کاری بهبود خواهد یافت و می توان انتظار داشت به تدریج این رفتار زشت و ناپسند سازمانی پایان پذیرد.
- تقویت اعتماد به نفس شخص مدیر
مدیران باید به تواناییهای خود اعتماد داشته باشند و از مهارتهای مدیریتی خود برای ایجاد یک محیط کاری مثبت و انگیزشی استفاده کنند. بهر ه گیری از آموزشهای مدیریتی مناسب و تقویت مهارتهای رهبری میتواند به مدیر کمک کند تا بدون نیاز به خبرچینان، توانایی های خودش را به نمایش گذاشته و سازمانی موفق ایجاد کند.
- تشویق کارکنان به بیان نظرات و ایدهها
ایجاد محیطی که در آن پرسنل به بیان نظرات و ایدههای خود تشویق می شوند، میتواند از بروز مشکلات خبرچینی جلوگیری کند. وقتی که همه افراد احساس کنند که صدای آنها شنیده میشود و نظراتشان مورد احترام قرار میگیرد، نیازی به استفاده از خبرچینها نخواهد بود و به مرور کسب و کار عاری از حضور این افراد خواهد شد.
- شرمنده ساختن خبرچین ها
یکی از خاص ترین شیوه های از بین بردن جو خبرچینی در فضای کسب و کار این است که با شرمنده و رسوا ساختن فرد خبرچین او را از ادامه این رویه باز داریم.
مدیر می تواند در زمان مواجهه با چنین رفتاری، نسبت به رو در رو ساختن فرد خبرچین و کارمند دیگری که موضوع این رفتار است، هم فرد دوم را متوجه سازد که هر خبری درباره هرکارمند خود را باور نمی کند و جدی نمی گیرد، هم طرف خبرچین را متوجه سازد که زین پس هر اطلاع رسانی به جای پذیرش خبر به این ختم خواهد که با فرد مورد نظر مواجه شود و مجبور خواهد بود در حضور همان فرد سخنش را به اثبات برساند.
شاید این رفتار تند باشد ولی نتیجه اش این خواهد بود که تمام کارکنان در تمام سطوح به این نکته پی خواهند برد که فضا برای خبرچینی فراهم نیست و خبرچین رسوا خواهد شد.
_______________________________
*دکتر علیرضا داداشی
نویسنده و مدرس مدرسه کار و کسب عصر ایران- دکترای مدیریت بازاریابی
- مدیر و بنیانگذار گروه «مشاوره، آموزش و تحقیقات بازار خوشهچین»
- مشاور کسب و کارهای نوپا، کوچک و متوسط
- پژوهشگر بازار و کسبوکارها
- نویسنده بیش از ۴۰ مقاله در فروش و بازاریابی
- مولف کتاب: بیست گفتار فروش و بازاریابی- کتاب همراه فروشندگان و بازاریابان
-بازرس اصلی انجمن علمی مدیریت کسب و کار ایران