12 استراتژی ساده برای استفاده‌ی مؤثر‌تر از ایمیل

چگونه از ایمیل بعنوان یک ابزار مهم در کسب و کار مدرن به صورت بهینه و موثرتر استفاده کنیم؟

به گزارش آلامتو و به نقل از بیزینس ترند؛ اگر جزو آن دسته افرادی هستید که زیاد با ایمیل سر‌و‌کار ندارید و مجموع ایمیل‌هایی که در طول روز می‌نویسید از انگشتان یک دستتان تجاوز نمی‌کند، همین ابتدا به شما توصیه می‌کنم با یک فنجان چای تازه‌دم از نوشتن هر ایمیل نهایت لذت را ببرید و خیلی در قید و بند چیز‌هایی که خواهم گفت نباشید!

شاید وقتی که صرف نوشتن هر ایمیلِ منحصر‌به‌فرد می‌کنید روی خودتان و مخاطبتان تأثیر بهتری بگذارد. اما اگر ایمیل‌باز هستید و رفت و آمد حساب کاربری ایمیلتان از اس‌ام‌اس‌های تبلیغاتی ایرانسل در طول روز هم بیشتر است، حتماً و در اولین فرصت سر‌و‌سامانی به شیوه‌ی ایمیل زدن خود بدهید. نکات کوچک و ساده‌ای هست که می‌توانید با به‌کارگیری آن‌ها به میزان قابل توجهی در وقت، پول و انرژی صرفه‌جویی کنید. شک نداشته باشید که حتی اگر تمام این وقت، پول و انرژیِ صرفه‌جویی شده را فقط صرف استراحت خود بکنید نیز باز از وضع فعلی‌تان جلوتر خواهید بود!

سر‌و‌کله زدن با حجم زیادی ایمیل به صورت روزانه و مدیریت این فرایند می‌تواند کار فرسایشی و وقت‌گیری باشد. این کار می‌تواند وقتی را که باید به کار‌های مهم‌تری اختصاص دهید، از شما بگیرد و حتی ذهنتان را خسته کند. مطالعه‌ای که از سوی دانشگاه لندن انجام شده نشان می‌دهد آن‌هایی که مدام ایمیلشان را چک می‌کنند ممکن است با افتی ۱۰ نمره‌ای در بهره‌ی هوشی خود مواجه شوند. شیب چنین افت قابل توجهی از شیب افت ناشی از استعمال برخی انواع مواد مخدر هم بیشتر است! تازه موضوع فقط به همین‌جا ختم نمی‌شود؛ این‌طور برآورد شده است که کسب‌و‌کار‌ها ممکن است تنها به لطف بی‌سر‌و‌سامانی ایمیلی، سالانه تا ۶۵۰ میلیارد دلار زیان ببینند. با این تفاسیر سؤال این‌جاست که چگونه می‌شود جلوی هدررفت زمان، پول و توان ذهنی ناشی از این موضوع را گرفت؟ در مورد ایمیل‌نگاری توصیه‌های فراوانی شده است، اما من کار شما را ساده کردم و ۱۲ مورد از مهم‌ترین‌ها را یک‌جا در اختیار شما قرار می‌دهم. ۱۲ استراتژی ساده‌ی پیش رو به شما کمک می‌کنند کنترل ایمیل خود را دوباره در دست بگیرید.

۱. اول از همه پاک کنید.

شاید بهترین کاری که بعد از باز کردن ایمیل خود می‌توانید انجام دهید پاک کردن ایمیل‌های غیرضروری بدون باز کردن آن‌ها است. باز کردن حتی یک ایمیل غیرمرتبط شما را از کار اصلی‌تان عقب خواهد انداخت. مادامی که فولدر زباله‌ی خود را خالی نکرده باشید، در صورت لزوم می‌توانید به هر آنچه پاک کرده‌اید دسترسی داشته باشید.

۲. هرجا که می‌شود میانبُر بزنید.

بنا به نیاز چند پاسخِ‌ از‌پیش‌نوشته‌شده بنویسید که بتوانید با چند دستکاری کوچک به راحتی آن‌ها را به‌روزرسانی، و بدین وسیله فرایند پاسخ‌دهی را کارآمد‌‌تر کنید. برای این کار حتی می‌توانید پاسخ سؤالی را که فکر می‌کنید بعداً ممکن است باز پرسیده شود، جایی نگهداری کنید تا در موقع لزوم بتوانید خیلی سریع مجدداً از آن استفاده کنید. حتی ذخیره کردن پاسخ‌های پرکاربرد به عنوان امضای ایمیلی شما نیز می‌تواند هر جا که باشید آن‌ها را در دسترس شما قرار دهد. خود امضای ایمیلی نیز نه‌تنها در وقت و انرژی شما صرفه‌جویی می‌کند، بلکه وجهه‌ی شما را نزد مخاطبتان به شدت تقویت خواهد کرد. نیازی به توضیح نیست که استفاده از ایمیل‌های گروهی نیز چقدر می‌تواند در صرفه‌جویی وقت و انرژی مفید باشد.

۳. عنوان ایمیل‌های خود را سنجیده‌تر انتخاب کنید.

سعی کنید در عنوان ایمیل خود به جای این‌که صرفاً محتویات ایمیل خود را نام ببرید یا از عبارات کلی و دم‌دستی مثل «سلام!» یا اسم و فامیل خود استفاده کنید، می‌توانید علاوه بر کلمات کلیدی، «مفهومی عملی» مثل آنچه را که از مخاطب خود انتظار دارید انجام دهد، در آن بگنجانید تا مخاطب شما راحت‌تر بفهمد بعد از خواندن ایمیل شما چه‌کار باید انجام دهد. مثلاً عنوان «درخواست تأیید فهرست اقلام مورد نیاز» به مراتب از «فهرست اقلام مورد نیاز» کارآمدتر خواهد بود. این تکنیک برای ترغیب مخاطب ایمیل به انجام یک اقدام عملی نیز محرک خوبی است. کلمات کلیدی نیز دسترسی وی به ایمیل شما را در آینده تسهیل خواهند کرد.

۴. از پیچیدگی اجتناب کنید.

جیسون ووماک، متخصص بهره‌وری به شما پیشنهاد می‌کند ایمیل خود را تنها به یک موضوع اصلی اختصاص دهید. به عقیده‌ی او افراد تنها وقتی پاسخ شما را می‌دهند که پاسخ تمام سؤال‌هایی را که از آن‌ها پرسیده شده است، بدانند. بنابراین، یک ایمیل ساده‌تر، احتمال دریافت سریع‌تر پاسخ از سوی مخاطبتان را افزایش خواهد داد.

۵. ایمیل‌های جادویی پنج جمله‌ای را فراموش نکنید!

یک ایمیل مؤثر پاسخ این پنج سؤال را برای مخاطب خود فراهم می‌کند: که هستید؟ چه می‌خواهید؟ چرا می‌خواهید؟ چرا باید به شما کمک کند؟ و بعد چی؟ در صورت امکان همیشه یادداشت خود را در حد پنج یا حتی چهار یا سه جمله نگه دارید. این محدودیت، به خود شما نیز کمک خواهد کرد روی آنچه اهمیت دارد متمرکز بمانید.

۶. برای پرداختن به ایمیل‌های خود وقت خاصی معین کنید.

برای یک بار هم که شده نوتیفیکیشن‌های مزاحم از جمله آلرت اینباکس خود را خاموش کنید تا به عینه ببینید اگر مدام حواستان پرت نشود و ایمیل خود را بالا و پایین نکنید چقدر می‌توانید کار انجام دهید. به‌طور کلی، پیشنهاد متخصصین این است که برای پرداختن به ایمیل‌های خود در روز وقت خاصی تعیین کنید به‌طوری که تعداد دفعات ایمیل چک کردنتان از ۲ تا ۴ بار در روز، و هر بار از ۴۵ دقیقه، بیشتر نشود.

۷. خودتان را BCC (رونوشت کاربنی ناپیدا) کنید.

اگر فکر می‌کنید در آینده لازم است بعضی ایمیل‌های خود را پیگیری کنید، رونوشت کاربنی ناپیدای آن‌ها را برای خودتان بفرستید و سپس آن‌ها را به فولدری تحت عنوان «پیگیری» منتقل کنید. بدین ترتیب وقتی نیاز دارید ایمیل‌های عقب‌افتاده‌تان را پیگیری کنید، به‌جای آن‌که کل ایمیل خود را دنبال آن‌ها زیر و رو کنید، یکراست سراغ همان یک فولدر خواهید رفت.

۸. به جای ایمیل، گوشی تلفن را بردارید و زنگ بزنید.

به تجربه‌ی من اعتماد کنید! وقتی یک مکالمه‌ی ایمیلی بیشتر از ۲ ایمیل درازا پیدا کرد، بلادرنگ باید دست خود را از روی موشواره بردارید، آن را روی گوشی تلفن قرار دهید و ادامه‌ی مباحثات خود را روی خط تلفن پیگیری کنید. جدای از این، برای مواقع ضروری، از قرار دادن شماره‌ی همراه خود در اختیار افراد معتمد نهراسید، مخصوصاً برای مواقعی که خارج از دفتر کار خود هستید و فرضاً به اینترنت دسترسی ندارید.

۹. «پیشگیری» کنید.

اگر مکالمه‌ای پایان یافته است، در پایان ایمیل خود ذکر کنید که «نیازی به پاسخ نیست» تا از سرازیر شدن ایمیل‌های بیشتر به اینباکس خود جلوگیری کنید. به کارمندان خود تأکید کنید تا وقتی نمی‌توانند پاسخ شما را به بهترین نحو بدهند لازم نیست به ایمیل شما پاسخ دهند. هر یک ایمیل اضافی که از ورودش به اینباکس شما پیشگیری شود، شما را جلو خواهد انداخت.

۱۰. پاسخ ندهید.

تنها وقتی ضرورتی در کار هست ایمیل‌ها را پاسخ دهید و به ایمیل‌های غیرضروری اولویت پاسخگویی ندهید. اگر «خواسته»ی ایمیل‌دهنده واضح نیست پاسخش را ندهید. لازم نیست وقت خود را صرف فهمیدن خواسته‌ای بکنید که در وهله‌ی اول فکر زیادی راجع به شیوه‌ی مطرح کردن آن نشده است.

۱۱. همه چیز را خودکار تنظیم کنید.

از دریافت خبرنامه‌های غیرضروری انصراف دهید و باقی خبرنامه‌ها را به صورت خودکار به فولدر‌های به‌خصوص، و هر آن‌چه را که بدان نیاز فوری ندارید، به آرشیو منتقل کنید. در صورت نیاز می‌توانید برای تنظیم قرار‌های خود، از ابزار‌هایی نظیر تقویم گوگل استفاده کنید و با این کار خود را از زنجیره‌ی بی‌انتهای ایمیل‌های «کِی وقت خالی داری؟» برهانید.

۱۲. گوش به زنگ باشید.

فقط این دو دسته ایمیل را در اینباکس خود نگه دارید: آن دسته ایمیل‌هایی که هنوز نخوانده‌اید و آن دسته ایمیل‌هایی که بدان‌ها نیاز فوری دارید. وقتی اینباکس خود را خلوت کردید می‌توانید با خیال راحت فقط روی پیام‌هایی که به امور فعلی شما مرتبط می‌شوند متمرکز شوید.

توجه به همین ۱۲ نکته‌ی کوتاه، تفاوت بزرگی در نحوه‌ی استفاده‌ی شما از این ابزار ایجاد خواهد کرد. تعلل را کنار بگذارید و فراموش نکنید هر ثانیه‌ای که انجام این کار‌ها را به تعویق بیندازید، ممکن است برای شما به قیمت چند ساعت یا چند میلیون تومان تمام شود. همین حالا ایمیل خود را سر‌و‌سامان دهید و از همین امروز ایمیل‌های مؤثر‌تری بنویسید. حتی لازم نیست به دنبال نتیجه‌ی این کار بگردید؛ شک نداشته باشید نتیجه خودش را به شما نشان خواهد داد.