یکی از دغدغه‌های مهم مدیران درهر سازمان، شرکت و کسب‌وکاری، چگونگی بهبود عملکرد کارکنان و افزایش درآمد مجموعه تحت مدیریت‌شان است. مدیریت ورود و خروج کارکنان، یکی از عوامل اصلی تاثیرگذار بر روند بهینه‌سازی عملکرد پرسنل و بیشتر شدن درآمدها است و از مباحث چالش‌برانگیز مدیریت منابع انسانی به حساب می‌آید. امروزه، شرکت‌های فناوری‌محور موفق شده‌اند تا با تکیه‌بر علم و تخصص خود به حل این چالش مهم بپردازند. درنتیجه، دستگاه‌های حضور و غیاب به بازار آمدند و جایگزین روش‌های حضور و غیاب کاغذی و دستی شدند. به‌کارگیری دستگاه حضور غیاب، در مدیریت منابع انسانی تحول عظیمی ایجاد کرد زیرا علاوه‌بر بهبود عملکرد کارکنان، در کاهش هزینه‌های سازمان نیز بسیار موثر بوده است. در این مقاله انواع سیستم‌های حضور و غیاب و نقاط ضعف و قوت آن‌ها را بررسی خواهیم کرد تا شما بتوانید با استفاده از این دانسته‌ها و مشاوره با متخصصان ما در شرکت جهان‌گستر بهترین و مناسب‌ترین دستگاه حضور و غیاب را انتخاب کنید.

دستگاه حضور غیاب چیست؟

دستگاه حضور غیاب این امکان را در اختیار کارکنان قرار می‌دهد تا زمان دقیق ورود یا خروج خود را ثبت کنند. سپس این اطلاعات از راه‌های مختلف مانند اینترنت به سیستم جامع منابع انسانی سازمان ارسال می‌شوند.

در سازمان‌هایی که ساعت حضور افراد در نرم‌افزار مدیریت کارکنان ذخیره می‌شود، داده‌ها به‌طور یکپارچه با سایر اطلاعات ثبت‌شده کارکنان تطبیق داده می‌شوند و بدین‌ترتیب، محاسبه دستمزد کارکنان نیز به‌راحتی انجام می‌گیرد.

تفاوت دستگاه و سیستم حضور و غیاب چیست؟

دستگاه فقط کارکنان را شناسایی و حضور یا غیبت آن‌ها را ثبت می‌کند. اما سیستم حضور و غیاب علاوه‌بر تشخیص هویت کارکنان و ثبت ساعت ورود آن‌ها به سازمان، اموری هم‌چون برنامه‌ریزی، محاسبه، گزارش‌گیری و مدیریت کارکنان را نیز برعهده دارد. به‌عبارتی سیستم حضور و غیاب، ترکیبی از دستگاه و نرم‌افزار مدیریت کارکنان است.

چرا سازمان‌های حرفه‌ای به سیستم حضور و غیاب مجهز هستند؟

هدف از نصب سیستم حضور و غیاب در سازمان، فقط پیگیری ورود و خروج کارکنان نیست بلکه سیستم‌های حضور و غیاب به مدیران کمک می‌کنند تا بر مرخصی و عملکرد کارکنان نظارت کنند. هم‌چنین، با استفاده از این سیستم، مدیران منابع انسانی می‌توانند وظایف کارکنان را تعریف کنند و از جزئیات کار آن‌ها گزارش بگیرند.

سیستم به کارکنان اجازه می‌دهد تا به اطلاعات خود دسترسی داشته‌باشند و از مراجعه به واحد منابع انسانی خودداری کنند. از طرفی، سیستم این توانایی را دارد که داده‌های با حجم بالا را نیز ذخیره کند و آن‌ها را با دقتی موشکافانه تحلیل نماید. سیستم‌های حضور و غیاب، دراصل برای افزایش نظم سازمان، بهبود عملکرد کارکنان و ارتقاء توانایی مدیران طراحی شده اند.

مزایای خرید و نصب دستگاه حضور و غیاب چیست؟

مدیریت حضور و غیاب کارکنان چالش‌های زیادی به همراه دارد که خرید و نصب دستگاه حضور غیاب در سازمان، بسیاری از این مشکلات را حل می‌کند. با این سیستم‌ها، فرآیند ثبت ورود و خروج کارکنان کاملاً خودکار انجام می‌گیرد. بسیاری از کسب‌وکارها محاسبه و پرداخت حقوق نیروهای سازمان را از طریق سیستم‌های هوشمند پیگیری می‌کنند زیرا سیستم‌ها به دستگاه متصل می‌شوند و کار مدیران را آسان‌تر می‌کنند.

همچنین این دستگاه‌ها دارای مزایای بی‌شماری است که عبارتند از:

افزایش دقت

یکی از عوامل تأثیرگذار بر موفقیت یک کسب‌وکار، دقت در ثبت داده‌ها است. حضور و غیاب کاغذی زمینه بی‌نظم بودن را برای کارکنان فراهم می‌کند. اما دستگاه‌های حضور و غیاب، ساعت کاری آن‌ها را به‌طور دقیق و با جزئیات کامل به مدیران ارشد گزارش می‌دهند و این‌گونه فرصت کم‌کاری را از برخی کارکنان می‌گیرند.

بنابراین، کارکنان سعی می‌کنند که در ساعات کاری منظم باشند تا حقوق آن‌ها کسر نشود. حضور و غیاب‌های کاغذی احتمال ثبت داده‌های اشتباه و درصد خطای مدیران را افزایش می‌دهند. به‌عنوان مثال، این امکان وجود دارد که مدیران منابع انسانی، حقوق و دستمزد ماهانه کارکنان را زیادتر یا کم‌تر از مقدار واقعی محاسبه کنند.

بهبود بهره‌وری مدیران

روزهای آخر هر ماه که زمان پرداخت دستمزد کارکنان فرا می‌رسد، تیم منابع انسانی، داده‌ها را جمع‌آوری می‌کنند و از طریق آن‌ها، محاسبات مالی را انجام می‌دهند. نکته این‌جا است که انجام این کارها به زمان زیادی نیاز دارد یک کار خسته‌کننده است. هم‌چنین، اگر انجام این وظیفه به‌عهده یک نفر باشد، ممکن است چند هفته به‌ طول بیانجامد.

بهره‌مندی از دستگاه حضور غیاب، به کارشناسان منابع انسانی کمک می‌کند تا داده‌ها را خیلی سریع و بدون هیچ دردسری جمع‌آوری کنند و محاسبه حقوق کارکنان را از طریق نرم‌افزار به‌راحتی انجام دهند. درنتیجه، می‌توانند این زمان را برای انجام کارهای مهم‌ در راستای اعتلای اهداف سازمان صرف کنند.

افزایش رضایت کارکنان

کارکنان منظم از وجود دستگاه حضور غیاب در سازمان خوشحال می‌شوند زیرا محاسبه و پرداخت حقوق آن‌ها بسیار دقیق و به‌موقع انجام می‌گیرد. این دستگاه ثبت صحیح داده‌ها را برای کارکنان تضمین می‌کند.

هم‌چنین، کارکنان اطمینان خواهند داشت که هیچ شخصی به اطلاعات آن‌ها دسترسی ندارد و فقط افراد مجاز می‌توانند داده‌های حضور و غیاب آن‌ها را مشاهده کنند. درنتیجه احساس رضایت می‌کنند و برای بهبود مهارت‌های شغلی‌ خود، بیشتر از قبل تلاش خواهند کرد.

سهولت در برنامه‌ریزی و مدیریت شیفت‌های کاری

می‌توان برنامه‌های کاری سازمان را در سیستم تعریف کرد تا کارکنان پس از ثبت کردن حضورخود‌، از وظایف‌شان مطلع شوند و آن‌ها را انجام دهند. بنابراین، دیگر نیازی به حضور کارشناس منابع انسانی برای ثبت ورود و خروج کارکنان در شیفت‌های عصر یا نیمه‌شب نخواهد بود.

بهبود روابط کاری کارکنان

دستگاه حضور غیاب علاوه‌برامکان‌پذیر ساختن پیگیری ساعت کاری توسط مدیران، می‌تواند روابط کارکنان در محیط کار را نیز بهبود بخشد. به‌عنوان مثال، بدون ایجاد اختلاف درمورد مسائلی مانند تغییر شیفت، آن‌ها می‌توانند به‌راحتی شیفت کاری را به دیگری تحویل دهند.

کاهش هزینه‌ها

برخی از مدیران کم‌تجربه، بر این عقیده‌اند که می‌توان از سیستم حضور و غیاب دستی استفاده کرد و خرید دستگاه حضور و غیاب به معنی تحمیل هزینه بیشتر به سازمان است. درحالی‌که سیستم‌های کاغذی دارای معایب زیادی هستند، صحت اطلاعات را کاهش می‌دهند و خطای زیادی دارند. به‌عنوان مثال، ممکن است یک یا چند نفر از کارمندان در محل کار خود حاضر نشوند اما حضورشان توسط فرد دیگری ثبت شود.

سهولت در فرآیند تجزیه و تحلیل داده‌ها

تحلیل داده‌هایی که روی کاغذ نوشته شده‌اند، غیرممکن نیست اما کاری بسیار سخت و وقت‌گیر است. زیرا ابتدا باید یک نفر داده‌ها را وارد کامپیوتر کند سپس با استفاده از آن‌ها، نمودارهای مختلفی رسم شود که انجام این کار بسیار زمان‌بر است.

علاوه‌بر این‌که، ممکن است داده‌های نوشته شده روی کاغذ صحیح نباشند، این احتمال نیز وجود دارد که فرد هنگام واردکردن داده‌ها دچار خطا شود درنتیجه، گزارش‌های تحلیلی نیز فاقد ارزش خواهند بود. برعکس، اگر داده‌ها توسط دستگاه ثبت شوند از دقت بالایی برخوردار خواهند بود و فرآیند وارد کردن آن‌ها به نرم‌افزار اکسل نیز فقط با یک کلیک ساده انجام می‌شود.

انواع دستگاه حضور غیاب مناسب برای سازمان‌ها

یکی از وظایف مدیران منابع انسانی، پیگیری ورود و خروج کارکنان سازمان است. برای انجام بهینه این‌ کار، دستگاه‌های مختلفی تولید و به بازار عرضه شده‌اند. مهم‌ترین تفاوت بین این دستگا‌ه‌ها، نحوه عملکرد آن‌ها است.

فناوری به‌کاررفته در ساخت دستگاه‌های حضور و غیاب، تعیین کننده قدرت عملکرد آن‌ها است. انواع پرکاربرد این دستگاه‌ها عبارتند از:

دستگاه مبتنی‌بر تشخیص کارت شناسایی

ابتدایی‌ترین دستگاه هوشمندی که حضور کارکنان را تشخیص می‌دهد، براساس شناسایی کارت مغناطیسی، عمل می‌کند و ورود کارکنان به سازمان را به‌اطلاع مدیر منابع انسانی می‌رساند.

واحد منابع انسانی یک کارت مخصوص برای هر یک از کارکنان صادر می‌کند و به آن‌ها تحویل می‌دهد. آن‌ها هنگام ورود به سازمان یا خروج از آن، کارت خود را به دستگاه نزدیک می‌کنند و دستگاه از طریق شناسایی تراشه هوشمند، شماره ملی یا شناسه سازمانی فرد را دریافت و حضور او را تأیید یا رد می‌کند.

دستگاه مبتنی‌بر تشخیص اثر انگشت

این دستگاه بیومتریک، اثر انگشت افراد را اسکن می‌کند و با اطلاعات ثبت شده در سیستم تطبیق می‌دهد. اگر تصویر اسکن‌شده با پایگاه داده سیستم مطابقت داشته باشد، دستگاه تأیید می‌کند که فرد به سازمان وارد شده است.

برای استفاده از این دستگاه، به کارت یا وسیله خاصی نیاز نیست. کارکنان باید قبل از لمس دستگاه، به واحد منابع انسانی سازمان مراجعه کنند تا اثر انگشت منحصربه‌فرد آن‌ها در پایگاه داده سیستم ذخیره شود.

دستگاه مبتنی‌بر تشخیص چهره

این دستگاه بیومتریک، ویژگی‌های ظاهری چهره که در هر شخص، منحصربه‌فرد است را شناسایی می‌کند. دستگاه مبتنی‌بر تشخیص چهره، مشخصاتی مانند فاصله بین ابروها، اندازه پیشانی و شکل لب‌های هر فرد را از طریق محاسبات خاص شناسایی و در سیستم ذخیره می‌کند. کارکنان هنگام ورود به سازمان، روبه‌روی دستگاه می‌ایستند و به آن نگاه می‌کنند سپس دستگاه حضور آن‌ها را ثبت می‌کند.

دستگاه مبتنی‌بر تشخیص عنبیه چشم

عنبیه چشم، مانند سایر مشخصات بیومتریک، یک ویژگی منحصربه‌فرد است. به عبارتی هر فرد عنبیه مخصوص به خود را دارد. دستگاه مبتنی‌بر تشخیص عنبیه چشم، این ویژگی بیومتریک را به داده‌های قابل‌ذخیره تبدیل می‌کند. کارکنان هنگام ثبت ورود یا خروج به دوربین این دستگاه نگاه می‌کنند سپس دستگاه اطلاعات به پایگاه داده ارسال می‌کند و آن‌ها را با داده‌های ذخیره‌شده تطابق می‌دهد.

نقاط قوت و ضعف انواع دستگاه‌های حضور و غیاب

دستگاه‌های حضور و غیاب مزایای زیادی برای سازمان‌ها دارند اما هر یک دارای نقاط قوت و ضعف نیز هستند. به‌عنوان مثال، نصب دستگاه تشخیص کارت شناسایی، می‌تواند عملکرد کارکنان را افزایش دهد اما ممکن است یک یا چند نقطه‌ ضعف داشته‌باشد که شما را از خرید آن منصرف کند و تصمیم بگیرید که دستگاه تشخیص چهره یا اثر انگشت را تهیه کنید.

نقاط قوت و ضعف انواع دستگاه حضور غیاب به شرح زیر است:

نقاط قوت و ضعف دستگاه مبتنی‌بر تشخیص کارت شناسایی

مهم‌ترین نقطه قوت این دستگاه، هوشمند بودن آن است به‌طوری‌ که امکان تغییر یا پاک‌ کردن داده‌ها وجود ندارد. ولی این امکان وجود دارد که کارکنان، کارت شناسایی خود را به دیگری بدهند و حضور خود را با همکاری افراد متقلب ثبت کنند.

نقاط قوت و ضعف دستگاه مبتنی‌بر تشخیص اثر انگشت

امکان تقلب با این دستگاه نزدیک به صفر است. زیرا اثر انگشت هیچ شخصی کپی نمی‌شود یا هیچ‌کس نمی‌تواند اثر انگشت خود را به دیگری بدهد. به عبارتی تنها راه ثبت ورود فرد به سازمان با این دستگاه، حضور شخص او است.

نقطه ضعف این دستگاه که ایراد خیلی مهمی نیز به‌حساب نمی‌آید، این است که پرسنل این دستگاه را لمس می‌کنند و ممکن است بیماری‌های واگیردار از طریق اسکنر دستگاه به آن‌ها سرایت کنند.

نقاط قوت و ضعف دستگاه مبتنی‌بر تشخیص چهره

به‌دلیل‌ این‌که این دستگاه براساس مشخصات بیومتریک کار می‌کند، سوءاستفاده از آن تقریباً غیرممکن است. بنابراین، این دستگاه دقت اطلاعات را افزایش می‌دهد و کارکنان فرصت‌طلب دیگر نمی‌توانند تقلب کنند.

بهترین دستگاه برای ثبت ورود و خروج کارکنان چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟

بهترین دستگاه برای خرید و نصب در سازمان، نوع بیومتریک آن است زیرا نسبت‌به سایر دستگاه‌ها نقاط ضعف کم‌تری دارد. هم‌چنین، دستگاه‌های بیومتریک دارای ویژگی‌های خاصی هستند که عملکرد آن‌ها را ارتقاء می‌دهد و عبارتند از:

امنیت بالا
دقت بالا
یکپارچه‌سازی اطلاعات
استفاده آسان
زمان‌بندی دقیق
گزارش‌دهی

نکات مهمی که باید قبل از خرید دستگاه حضور غیاب بدانید

یک دستگاه باکیفیت به شما کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان و سازمان خود را ارتقا دهید. قبل از خرید دستگاه برای ثبت ورود و خروج، باید نهایت دقت را به‌ کار ببرید. زیرا اگر یک دستگاه نامناسب تهیه کنید، هزینه اضافی به سازمان تحمیل می‌شود.

نکاتی که در تصمیم‌گیری برای خرید مؤثر هستند، عبارتند از:

به‌جای دستگاه، سیستم حضور غیاب بخرید

دستگاهی را انتخاب کنید که علاوه‌بر امکانات سخت‌افزاری، دارای نرم‌افزار مدیریت کارکنان است. زیرا سیستم حضور و غیاب در افزایش بهره‌وری کارکنان تأثیر بیشتری دارد.

یک دستگاه با رابط کاربری ساده انتخاب کنید

اگر نحوه کارکردن با دستگاه آسان باشد، فرآیندهای دستی و مراجعه به واحد منابع انسانی سازمان، کاهش می‌یابند. هم‌چنین کارکنان برای ثبت ورود یا خروج خود، زمان کم‌تری را صرف می‌کنند.

سخن پایانی

انتخاب یک دستگاه مناسب برای سازمان نیازمند صرف زمان زیادی است، اما مشورت با متخصصان باتجربه، به شما کمک می‌کند تا در کم‌ترین زمان ممکن، مناسب‌ترین دستگاه حضور غیاب را با بهترین قیمت تهیه کنید. پیشنهاد می‌کنیم قبل از خرید، سوالات خود را با مشاوران متخصص در شرکت جهان گستر مطرح کنید تا اطلاعات لازم را در اختیار شما قرار دهند. زیرا آگاهی قبل از خرید، می‌تواند بسیاری از هزینه‌های بی‌مورد را حذف، و کمک کند تا با انتخاب بهترین دستگاه، در آینده مجبور به صرف هزینه‌های گزاف برای به‌روزرسانی و تعمیر دستگاه نشوید.

کانال عصر ایران در تلگرام