قانون پارکینسون چیست؟

قانون پارکینسون (Parkinson’s law) مفهومی رایج در مدیریت است و مضمون آن این است که «هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده طول می‌کشد.»

 

نام آن از نام تاریخدان انگلیسی سیریل نورث‌کوت پارکینسون گرفته شده که در سال ۱۹۵۵ در مقاله‌ای طنزآمیز در اکونومیست به این قانون اشاره کرده‌است.

 

در ساده‌ترین تعریف، قانون پارکینسون می گوید کار به گونه‌ای گسترش می‌یابد که زمان در دسترس برای تکمیل آن پر شود. این بدان معناست که تا زمانی‌که فرصت برای انجام یک کار وجود داشته باشد افراد تمایل دارند کار را به تعویق بیندازند تا دقیقا در پایان فرصت مورد نظر کار به اتمام برسد.

 

به طور کلی در بیشتر امور ما بر اساس مدت زمانی که در اختیار داریم برنامه ریزی می کنیم و زمانی که ضرب الاجل نزدیک می شود، شروع به انتخاب و جا به جایی می کنیم تا کارهایی را که باید انجام شود را در موعد مقرر انجام دهیم. ضرب‌الاجل‌ها می‌تواند باعث به تعویق انداختن کار شود یا حتی افراد را وادار کند که وقت خود را با مسائل بی‌اهمیت پر کنند. همچنین، تمایل برای گسترش کارها باعث استخدام افراد بیشتر در یک سازمان می‌شود.

 

 

طبق این قانون انجام هر کار درست به اندازه‌ای طول می‌کشد که به آن زمان اختصاص داده‌ایم. این قانون به عنوان یک اصل مدیریتی، کار هوشمندانه و چابک را جایگزینی مناسب برای سخت کار کردن در نظر می‌گیرد. استفاده از این قانون و تعیین ضرب الاجل‌های منطقی برای به انجام رساندن کارها از به تعویق افتادن بی‌دلیل کارها جلوگیری می‌کند و بهره وری را افزایش می‌دهد.

 

اصل پارکینسون به ما می‌گوید انجام هر کاری به اندازه‌ای که ما برای آن وقت می‌گذاریم طول می‌کشد. یعنی اگر انجام یک کار به 3 ساعت زمان نیاز داشته باشد، و ما برای آن یک هفته وقت بگذاریم در واقع یک هفته زمان انجام آن کار است. چون در نهایت ما برای انجام آن کار فقط 3 ساعت زمان صرف می‌کنیم اما بقیه آن یک هفته را به فکر انجام آن کار هستیم و استرس آن را داریم بدون اینکه کاری انجام دهیم. اما اگر از ابتدا تنها سه ساعت به خودمان زمان می‌دادیم تا آن کار را انجام دهیم، کار در همان سه ساعت انجام می شد بدون اینکه به یک چالش یک هفته ای تبدیل شود.

 

به بیان دیگر قانون پارکینسون می‌گوید زمان بیشتر نشانه انجام کار بیشتر نیست، بلکه با اختصاص زمان بیشتر به انجام کار، کارآمدی کاهش می‌یابد. همچنین پارکینسون معتقد است که هر چه زمان تعیین شده برای انجام کار کمتر باشد کار آسان‌تر پیش خواهد رفت. تعیین زمان معقول برای یک کار و آسان شدن آن به دلیل اختصاص زمان کافی، در مجموع به مدیریت زمان و بهره وری بیشتر کمک می‌کند.

این یک تفکر بسیار مخرب است که برای افزایش بازدهی لزوما باید کار بیشتری انجام داد. اگر یاد بگیریم از قانون پارکینسون به درستی استفاده کنیم می توانیم با کمترین زمان بالاترین بهره را ببریم و تحولی در زندگی خود ایجاد کنیم. برای رسیدن به این نتیجه باید برای کارهای خود ضرب الاجل بسازیم تا کارها را با سرعت بیشتری انجام دهیم. سپس باید استفاده از این قانون را مرتبا تکرار و تمرین کنیم تا به عادت تبدیل شود. توجه به نکات زیر برای ایجاد تحول در زندگی خود با قانون پارکینسون ضروری است.

اگر عوامل حواس پرتی را به حداقل برسانیم در واقع تمرکز خود را بالا برده ایم. در چنین شرایطی طبیعتا میتوانیم در کمترین زمان بیشترین نتیجه را به دست آوریم. در صورت زیادبودن وظایف بخشی از آن را به دیگران بسپارید انجام کارهای زیاد باعث ایجاد استرس و دستپاچگی و در نتیجه پایین آمدن راندمان کاری می شود. اگر احساس می کنید وظایف شما زیاد است و ممکن است از عهده آن برنیایید، بخشی از کار را به افراد دیگر واگذار کنید.

همان طور که توضیح دادیم تکنیک پومودورو با در نظر گرفتن زمان استراحت در بین کار سبب بالا رفتن تمرکز و بازدهی شما می شود. پس سعی کنید از این تکنیک استفاده کنید.

قبل از شروع به کار برای انجام وظایف خود یک برنامه مشخص در نظر بگیرید و سعی کنید مطابق با برنامه پیش بروید. برنامه ریزی شما باید کاملا آگاهانه و با در نظر گرفتن میزان سختی کارها، علایق و توانایی های افراد و نیز زمان کافی برای انجام هر کار تدوین شود.

طبق لیستی که از کارها تهیه کرده اید و اولویت بندی کارها، ابتدا کارهای ضروری را انجام دهید. تا در صورتی که دچار کمبود وقت شدید کارهای ضروری انجام شده باشد و کارهای غیر ضروری باقی بماند. با انجام این امور و بسیاری از روش ها و برنامه ریزی های دیگر می توانید کارها را در کمترین زمان به بهترین شکل انجام دهید. با این تکنیک قطعا تحولی بزرگ در زندگی شما رخ خواهد داد.

 

انعطاف پذیری زمان کار: قانون پارکینسون و مدیریت زمان قانون پارکینسون دیدگاه مهمی در مورد انعطاف پذیری زمان کار ارائه می‌دهد. به نظر من، این رویکرد می‌تواند به کارکنان کمک کند تا زمان خود را به طور موثرتری مدیریت کنند. به عنوان مثال، در صورتی که مدت زمان تخمین زده شده برای یک پروژه دو هفته باشد، کارمندان کار خود را برای پر کردن آن زمان برنامه ریزی می‌کنند. با این حال، چنانچه مهلت به یک هفته کاهش یابد، کارکنان برنامه های خود را به گونه‌ای تنظیم می‌کنند که بتوانند همان کار را در زمان کمتری انجام دهند.

 

این نشان می‌‌دهد که کارمندان هنگامی که زمان بیشتری به آنها داده می‌ شود، کار خود را به طور غیر ضروری طولانی می‌ کنند، در حالی که در واقع می‌‌توانند کار خود را در زمان کمتری به پایان برسانند. بنابراین، از نظر مدیریت زمان، تعیین ضرب الاجل در سطح بهینه و اطمینان از انعطاف پذیری مهم است.

 

این قانون زمینهٔ گسترش بی‌رویه بوروکراسی را بیان می‌کند.

 

از دید این «قانون» هر کار تا زمانی که برای آن تعیین شده طول می‌کشد و این مدت ارتباط چندانی با میزان و ماهیت کار ندارد. این نحوه عمل در سازمانها رخ می‌دهد و بوروکراسی‌ها بدون گسترش اهدافشان، خود گسترش می‌یابند.

رابطه و اثرات قانون پارکینسون نیز ارتباط نزدیکی با اهمال کاری دارد.

مشخص است که هر چه مدت زمان انجام وظایف بیشتر شود، کارکنان تمایل بیشتری به تعویق انداختن و عدم تکمیل کار تا آخرین لحظه دارند. براساس تجربه ام، تعیین محدودیت‌های زمانی با استفاده از قانون پارکینسون یک راه موثر برای جلوگیری از اهمال کاری است.

قانون پارکینسون ابزار مهمی برای بهبود کارایی کار است. برنامه ریزی موثر و اولویت بندی گردش کار به کارکنان این امکان را می دهد که از زمان خود بهتر استفاده کنند و بهره وری بیشتری داشته باشند. ابتدا لازم است وظایف را به ترتیب اهمیت آنها فهرست کنیم و محدودیت های زمانی را برای انجام آنها تعیین نماییم. سپس، در این محدودیت‌‌های زمانی، باید استراتژی‌هایی برای تکمیل سریع‌تر و کارآمدتر وظایف ایجاد شود.

قانون پارکینسون نیز از نظر تفویض و توزیع وظایف نقش مهمی دارد. به نظر من، مدیران و کارمندان باید وظایفی را به افراد مناسب و در زمان ‌های مناسب محول کنند تا کارها سریع ‌تر و کارآمدتر انجام شوند. این کار با جلوگیری از گسترش وظایف برای تکمیل مهلت‌ ها، بهره ‌وری را افزایش می‌ دهد. هیچ تحقیق خاصی در مورد موضوع واگذاری مؤثر وظایف وجود ندارد. با این حال، تحقیقاتی در مورد تأثیر تفویض اختیار بر بهره وری وجود دارد. یکی از این مطالعات مقاله «چرا تفویض اختیار نمی کنید؟» است. این مقاله در هاروارد بیزینس ریویو منتشر شد. مقاله مذکور به بررسی تردید مدیران برای تفویض اختیار و تاثیر تفویض اختیار بر بهره وری کسب و کار می پردازد.

با شناخت قانون پارکینسون و روش های مقابله با آن می توان بهره کاری را افزایش داد. اختصاص زمان بیش از حد نیاز برای انجام یک کار باعث می شود انجام آن کار مدت زمان بیشتری طول بکشد البته بدون آنکه کیفیت و ماهیت کار تغییری کرده باشد. برای مقابله با قانون پارکینسون باید به نکات زیر توجه کرد.

یکی از راه های مقابله با قانون پارکینسون مشخص کردن اهداف بر اساس توانایی ها و ظرفیت افراد است. در ابتدا باید بر اساس توانایی های فردی خود و تجربیات گذشته اهداف و زمان کافی برای انجام آن ها را مشخص کنید. در این صورت زمان بندی انجام کارها به درستی انجام می شود و شاهد اتلاف وقت و کاهش بهره وری کمتری خواهیم بود.

برای مدیریت پروژه ابتدا یک لیست از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه کنید، سپس کارها را بر اساس اهمیت آن ها اولویت بندی کنید وبر اساس اولویت های مشخص شده اقدام نمایید.

مدیریت زمان یکی دیگر از راه های مقابله با قانون پارکینسون است. برای مدیریت زمان می توانید از روش پومودورو استفاده کنید. این روش بسیار ساده و آسان است. طبق قانون پومودورو برای افزایش بهره وری، باید در هنگام انجام کار در فواصل زمانی مشخص استراحت کنید. برای پیاده سازی قانون پومودورو، بعد از هر 25 دقیقه کار حدود 5 دقیقه به استراحت بپردازید و سپس دوباره شروع به کار کنید. پس از 100 دقیقه کار مدت زمان بیشتری را به استراحت اختصاص دهید. این روش سبب می شود بازدهی شما در انجام امور تا حد معینی افزایش پیدا کند.

اگر شما بتوانید وقت های تلف شده و کارهای بیهوده آگاهی پیدا کنید و آن ها را خنثی کنید، بهره وری افزایش می یابد. برای اینکه بازدهی بیشتری داشته باشیم و همچنین زمان کمتری را صرف کنیم بهتر است از انجام امور غیرضروری بپرهیزیم. در غیر این صورت برای این کارها زمان مشخصی را تعیین کنیم.

این یک حقیقت است که یکی از علت های پیچیده شدن کارها زمان زیادی است که برای انجام آن ها اختصاص می دهیم. با اختصاص زمان مناسب به یک کار، زمان بیشتری برای سایر کارها به دست می آوریم و پیچیدگی کار به حالت طبیعی خود کاهش می یابد. .زمانی که استفاده از قانون پارکینسون را شروع می‌ کنید، فهرستی از وظایف خود تهیه کنید و آنها را بر مقدار زمانی که برای تکمیل آنها نیاز است تقسیم کنید. سپس نیمی از این زمان را برای انجام هر کار به خود اختصاص دهید. فراموش نکنید که باید این محدودیت زمانی تعریف شده را جدی بگیرید و مانند هر مهلت دیگری با آن رفتار کنید. لازم به ذکر است که در ابتدا ممکن است با تخمین زمان نصف گذشته برای انجام برخی از کارها وقت کم بیاورید، در این صورت می توانید زمان را کمی بیشتر کنید اما به اندازه زمان اولیه بر نگردانید. پس از مدتی بر اساس تجربه ای که به دست می آورید به راحتی می توانید زمان لازم برای انجام هر کار را با تقریب بسیار خوبی تخمین بزنید.

برای اینکه کارها با حداکثر بهره وری انجام شوند باید وظیفه و مسئولیت هریک از اعضا به طور واضحی مشخص شود. اگر شما همکارانی دارید؛ وظایف و نقش هر یک را مشخص و به همه کارمندان ابلاغ کنید. بدین ترتیب از سردرگمی و قصورعمدی در انجام امور جلوگیری می شود و کارها با سرعت بهتری پیش می روند.

زمانی که هدف گذاری خود را به گونه ای انجام دادید که ضرب الاجل برای هر کاری درست به اندازه زمان لازم برای انجام کار آن تعیین شود، باید به صورت جدی برای اجرای اهدافتان بکوشید. ممکن است در ابتدا کمی سخت باشد اما به تدریج که قانون پارکینسون را در زمینه های مختلف پیاده می کنید، متوجه خواهید شد که بهره وری شما در زمینه های مختلف به طرز چشمگیری افزایش یافته است. موضوعی که در این زمینه باید به آن دقت کنید تعیین درست ضرب الاجل به انجام رساندن کارها ست. یکی از مهم ترین نکات این است که از مرز بین “حداقل” و “زمان کافی” آگاه باشید، چون قرار است کارها را با کیفیت بالا در زمان معقول انجام دهید نه اینکه با عجله و انجام بی کیفیت کارها برای شغل خود تهدید ایجاد کنید.

مزاحم‌های دنیای بهره وری را از بین ببرید؛ وقتی قانون پارکینسون را اجرا می‌کنید، به دنبال آن زمان‌پرکن‌های کوچکی مانند خواندن ایمیل و چک کردن موبایل باشید که باعث اتلاف وقت می شوند. این موارد آفت‌های کوچکی هستند که هر چند به چشم نمی آیند اما در مجموع حجم زیادی از وقت شما را تلف می کنند. اگر خواندن ایمیل ها و سایر کارهای کوچک برایتان مهم است، می توانید برای آن هم ضرب الاجل های زمانی تعریف کنید. اما بهترین راهکار این است که در ابتدا کارهای ضروری لیست خود را به طور کامل انجام دهید و بعد از اتمام آن ها به خواندن ایمیل، شبکه های اجتماعی و خواندن مطالب دلخواه خود بپردازید.